3 способи звільнити час для особистого життя, якщо у вас багато роботи

Розповідаємо про тонкощі делегування разом з блогом Білайн Бізнес.

Проста людина працює з 9 до 18 з двома вихідними і не знає горя. А ось підприємцю живеться набагато складніше: пірнути в роботу — незадоволена сім’я, повернути особисте життя — бізнес йде в мінус. Але буває і по‑іншому. Наприклад, глава корпорації Virgin Річард Бренсон працює 5-6 годин в день, а топ‑менеджер Google приходить на роботу не раніше дев’ятої ранку і йде не пізніше половини шостого. Щоб мати можливість робити так само, треба правильно організувати бізнес‑процеси.

Делегуйте завдання

Визначте, що можете делегувати

Випишіть, з чого складається коло ваших обов’язків. Це може бути вирішення юридичних та фінансових питань, організація та контроль закупівель, управління персоналом, оперативне управління, стратегічне планування, пошук клієнтів і партнерів. Чим конкретніше і детальніше, тим краще. Список дасть зрозуміти, кому можна делегувати кожну задачу. Хоча залишаться і пункти, які ви не захочете нікому віддавати. Наприклад, стратегічне планування та пошук партнерів.

Вкажіть, кому будете делегувати

Визначте, кому конкретно можна доручити кожну задачу. Це може бути ваш співробітник або сторонній спеціаліст — юрист, бухгалтер, дизайнер і так далі. Подумайте, чи достатньо рівня вашого персоналу для виконання нових обов’язків і чи вистачить у людей часу. Може, потрібно буде найняти кілька фахівців разово або на неповний робочий день або передати частину завдань на аутсорс?

Обмежте зони відповідальності

Делегуючи завдання, дайте зрозуміти, за що саме людина відповідає. Поясніть, яких результатів ви від нього чекаєте, які процеси він повинен підтримувати, з ким взаємодіяти і для чого. Також кожен співробітник повинен розуміти, які рішення він може приймати сам, а які можете приймати тільки ви. Обов’язково скажіть, коли і куди можна телефонувати або писати на поточних питань, щоб отримати відповідь.

Не повторюйте чужих помилок

  • Не делегуйте завдання знайомим. Хороша людина-не професія. Вам же потрібні фахівці.
  • Не економте на співробітниках. Наймете поганих фахівців — не зрадієте результату.
  • Не працюйте за інших і не діліть відповідальність. Інакше в делегуванні немає ніякого сенсу.
  • Не забувайте контролювати співробітників, щоб бути впевненим у результатах, і просувати найбільш лояльних і успішних.
  • Не бійтеся звільняти людей, які не справляються і не прагнуть працювати краще.
  • Не делегуйте безсистемно. Враховуйте складність завдань, зайнятість працівників, фіксуйте дедлайни і бонуси.
  • Не тягніть з передачею обов’язків. Щоб вникнути в роботу і якісно її виконати, потрібно час.
  • Не делегуйте стратегічні завдання. Тільки ви визначаєте, куди рухається ваш бізнес.
B2Blog — інтернет‑журнал для малого і середнього бізнесу. Тут дохідливо пишуть про російських законах, маркетингу і бізнес‑практики, а ще про кавоварках в офіс і захисту від розумних холодильників.

Автоматизуйте процеси і контролюйте всі віддалено

Для того щоб автоматизувати робочі процеси, вже розроблено доступні і зрозумілі інструменти:

  • Додаток «Мобільне підприємство Lite» допомагає не пропускати дзвінки клієнтів, контролювати співробітників, розбирати конфліктні ситуації, аналізувати витрати на рекламу. Відмінний варіант для управління невеликим бізнесом зі смартфона з будь-якої точки світу.
  • CRM — система управління продажами. Вона ефективніше, ніж таблиці в Excel, тому що дозволяє слідкувати відразу за всім: продажами, залишками на складі, витратами, маркетингом і рекламою, потоком клієнтів і так далі. Популярні CRM — Salesforce, «Бітрікс24», «Мегаплан», AmoCRM.
  • Інтернет‑бухгалтерія і система прийому платежів. Дозволяють віддалено бачити рух грошей, виставляти рахунки, приймати оплати, генерувати звіти і звірятися з ФНС. Приклади — «Моя справа», «Ельба», «Небо», «Фингуру». Також є лінійка продуктів від «1С» та сервіси для їх оренди, якщо купувати дорого.
  • Бізнес‑телефонія, рішення для електронної пошти і системи роботи з соцмережі.

Якщо ви не готові до радикальних заходів

Скоротіть свою безпосередню участь в бізнесі і спробуйте працювати поза офісом. І дозвольте те ж саме співробітникам — заодно і на оренді заощадите.

  • Подумайте, як вам зручно буде зберігати документи та інші ресурси, щоб усі, кому потрібно, мали до них доступ.
  • Виберіть засіб управління проектами, наприклад Trello, Asana або Planner Todoist.
  • Зафіксуйте в договорі години роботи або час відповіді удаленщика.
  • Коли ставите завдання, вказуйте чіткі терміни їх виконання.
  • Фіксуйте результати роботи співробітників в CRM‑системі.
  • Оперативно спілкуйтеся в месенджерах.
  • Проводите онлайн‑конференції.
  • Не забувайте про навчання співробітників.
  • Премируйте кращих.

Зауважимо, що в Мережі ходить чимало міфів про віддалену роботу. Приміром, вважають, що удаленщиков складно контролювати, вони нерезультативны, та й взагалі можуть вкрасти секретні дані. Однак все це можна вирішити. Не стежите за працівниками, а вимагайте від них результат. Неефективних людей можна замінити. Дані ж зберігайте в захищених корпоративних хмарах — вони так само безпечні, як і офісні локальна мережа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

code